库存领域的业务——库存模块

导语:近期公司需要把一个事业部的发货及库存相关业务实现线上化,在我们部门内部进行业务调研及充分讨论后,库存中心的产品规划方案基本确定,本文把我们实战过程中的方案分享给大家,期望能够为读者在设计库存模块时提供些许思路。

01 场景说明

XX事业部主要业务以化工贸易为主,在市场上对部分产品处于核心地位。XX事业部自己不进行产品生产,主要提供营销服务,仓库、物流均以整合社会资源为客户提供服务为主。整体的业务流程如下:

  1. 客户自己在平台下单,或业务员代客户下单,提交订单时需要判断发货仓是否有足够的货物发出。
  2. 内勤确认订单无误后,进行发货操作,业务要求后期需要进行自动发若客户有特殊需求则需要指定具体批次货物进行发货。
  3. 根据发货单,由仓库人员处理出库,并进行实际的库存扣减。
  4. 物流人员根据发货单中的收发货信息安排承运商进行配送,并回收配送相关状态。
  5. 在客户需求变更或配送的货物发生异常情况时能够进行售后申请,把货物进行相应处理。
  6. 对于库存管理人员要求能够定时进行库存盘点,能够及时发现库存货物由于一些管理上的异常情况而导致货物数量异常的情况。
  7. 货物需要定期进行存货核算以及仓储费用结算。

在整体的业务模式中主要可分为以下三种货物供应模式:

  1. 计划性的向供应商采购货物后进行备货,再销售给客户。
  2. 在客户下单时若除常规备货的商品外还有其它货物需求,可由销售反馈给采购后进行零采。
  3. 向兄弟公司调货销售给客户(具体可分为对方公司直接发货给客户和由销售公司发货给客户两种方式)。

在库存管理的业务中,事业部相关人员要求需要及时知道有多少货能够进行销售,其中有多少是已经在仓库可以随时发货,有多少可能是已经采购但货还在配送过程中,还有一些可能是产品管理人员能够预测未来会到货的货物数量。

02 业务分析

通过对上述场景进行分析后,我们能够把和库存配送相关的业务进行如下分类:发货业务、出库业务、到货计划、入库业务、库存管理业务、调拨业务、售后处理、其它出入库业务。

整体的业务架构图如下:

产品设计:库存模块

在整体的业务架构中,各个部分具体的使用角色以及所需要负责的业务具体如下:

发货:一般由销售助理/内勤人员完成,其主要任务是执行销售订单,在客户没有特定要求下,可以设置为系统自动生成,按先进先出的规则进行批次匹配,在客户对批次有特殊要求下需要人工干预,选择对应批次的货物发给客户。

注:在化工行业不同批次货物其性质会有所差异,故客户会有一些特殊要求。而发货单也是事业部对接仓库、承运商的单据,仓库根据发货单进行货物分拣并以发货单与提货司机进行匹配,防止货物错发,同时物流调度人员也会把发货单分配给具体的承运商,承运商下的司机根据发货单到对应的仓库进行提货,并配送到对应的收货地址。

出库:公司以出库单为依据影响库存,同时也根据出库单生成实际发生的应收。主要分为销售出库、退货出库、调拨出库、其它出库。销售出库主要为根据发货的实际情况进行库存扣减,是记录货物从真实的从对应的仓库中已经发出的凭证;退货出库主要为记录售后需要进行退货处理的记录凭证,把退货业务放在出库单中进行记录有一个好处就是能够直接通过负数的单据关联原有单据进行冲销,而根据出库单生成应收后也能直接进行应收冲销,由此不会改变财务核算的逻辑;调拨出主要记录跨组织调拨、转库调拨等情况,能够记录清楚该出库时由哪家公司发起调拨而产生的,最终能够反映在内部结算上;其它出则包含了盘亏出、报损出等不同的情况。

退货质检:主要记录在客户把货物发回到指定地点后到货物再次入库之间的业务信息。能够在该单据上记录货物异常的情况以及责任所属。

到货计划:主要用于记录计划性采购订单货物接收计划,能对在途可售库存进行管理。到货计划需要记录货物是否可售,到货具体的时间、数量、位置等信息。

入库:入库单能够直接影响库存,同时能够根据入库单生成实际发生的应付;主要分为采购入库、退货入库、调拨入库和其它入库,具体逻辑和出库类似。

库存逻辑:主要分为库存设置、明细、库存量和库存报表。库存量的定义和具体逻辑是该部分最为复杂的业务,在讨论库存量前我们需要明确几个定义:

  • 现存量:指仓库(可以是虚拟仓)中实际存放的货物数量,理论上能够进行实际出库的货物数量,有些文档中也称之为物理库存、账面库存。
  • 在途可售:指货物未在仓库,当时也能够销售的库存,支持外部采购在途、内部调拨在途。
  • 待发货量:指已经下单需要进行发货的货物数量,支持销售待发、调拨待发。

以上三个库存量均有实际单据进行对应,由于我们需要管控到批次基本,所以我们需要同时在SKU和批次两个维度进行库存量的记录,在途可售不需要在批次维度进行记录。

基于此我们通过计算得出我们能够用于销售的可售量,再通过一些库存分配策略我们就能实现很好的库存管理,例如:可设置预留量20%,各个渠道设置不同的数量,各个渠道可售数量之和可以大于总库存,但每个渠道的库存则不能大于最大可售量。我们也能够设置相应的库存预警机制,在库存低于一定比例是能够进行预警或者是限售。

03 功能设计

通过对具体的业务进行分析后,我们即可对产品功能进行详细设计,根据业务的实际情况,整体的功能结构如下图:

产品设计:库存模块

从业务分析中我们可发现主要涉及两个领域的业务:物流配送领域和库存领域,物流配送领域我们暂且不做具体的功能设计说明,对库存中心整体分为四个大的模块:出库管理、入库管理、库存管理、其它管理。

出库管理主要满足库存扣减相关的业务场景,例如:销售出库、调拨出库或其他出库,但有一种特殊情况就是售后退货也是放在出库模块,主要是出于财务核算逻辑考虑,如果公司财务核算是应收和收款核销,应付和付款核销,没有应收和应付核销的模式,那么售后退货就应该用出库模块解决,如果公司由应收和应付核销的模式则也可以把售后退货放在入库模块;但第二种模式会增加财务核算的难度,同时在进行库存统计是也会造成入库数据虚高,实际出库不足,主要还是看具体业务的模式。

由于我们服务的事业部暂没有做应收和应付核销的模式所以我们就采用了第一种方式,而对于出库单之前是否一定需要有发货单也是要根据具体业务进行规划,如果仓库管理、物流配送都是自己公司内部完成,也可以使用出库单+配送单的模式进行处理。

由于我们的业务是物流配送和仓库管理都是外包给第三方所以对外是以发货单为标准单据进行管理,所以出库单只是发货单的具体执行情况的记录。

入库管理主要满足库存增加的相关业务场景,例如:采购入库、调拨入库和其它入库,同出库一样在采购发生退货时也是以入库单的形式进行处理,如此设计的理由和销售侧是一样的。

对于库存管理,则属于库存中心最为核心的业务模块,根据业务分析中的相关概念,我们把单据对库存的影响整理一张图:

产品设计:库存模块

上图中有一个核心公式:可用量=现存量+在途可售-待发货量,由于化工行业的产品有分批次的特性故需要考虑SKU级的库存结构设计和SKU+批次级的库存结构,批次级的现存量合计一定要等于SKU级的现存量,而待发货量则不一定相等;在提交订单时(提交或支付)以SKU级的库存(不考虑库存分配规则)进行校验即可,在进行发货时则需要同时满足订单上的可发货量和SKU+批次及的可用量以防止超发或者超卖。

在SKU级的可用量的基础上我们可以根据具体的业务设计库存分配策略,库存策略以可分为预留和可售,预留则表示不对外进行销售,可售又可按渠道、活动级其它逻辑进行分配,各个方式之间的总和可超总可售量,但每种方式不可超总可售量,通过如此设计我们可以最大限度利用库存,而避免出现超卖现象。

库存的核心计算逻辑主要在图示蓝色部分,基本上把各种单据对库存的影响都罗列进去了,但以上的整体逻辑还是基于有货(或在途)的情况下开展的,但还有一种特殊情况是该逻辑不能覆盖的即预售/期货模式,预售/期货模式是以销定采的模式,是在确定了销量的情况下再去进行集中采购;所以对于预售/期货模式 我们需要单独设计一个虚拟库存的模块,而该模块根据实际经营可以轻量级的方式在商品中心进行实现,最终在进行货物交付的时候在通过出库单进行管理即可。

在库存中心还有库存预警、盘点、期初处理等功能,在此不一一展开说明,大家可根据自己的实际情况进行产品功能设计。

04 总结

库存领域的业务是一个相对比较专业和复杂的领域,市场上也有十分之多的传统软件或SaaS,在很多企业认为通过采购的方式去部署一套软件性价比会比自建库存中心要高。

但笔者认为在数字化转型的浪潮之下,通过数字化的工具提升供应链的效率、降低供应链管理的成本一定是一个十分之重要的目的之一,营销测的数字化转型大多数企业已经通过消费互联网认识到了其价值,我想供应链测的数字化转型在接下来的这几年也一定会逐渐显现其宝贵的价值。

传统的库存管理软件不管其架构还是对业务的实现都有其弊端,很难实现和营销侧的互联网架构的系统进行完美对接;所以自建基于互联网架构的库存中心,并培养懂库存业务知识的互联网人员是大多数要做数字化转型或产业互联网的企业必须要完成的任务之一。

希望本文能够对读者有所助益,也希望与更多的正在从事数字化转型或产业互联网的人士进行沟通交流。

#专栏作家#

不可分类者,微信公众号:中台产品,人人都是产品经理专栏作家。专注于电商中台的产品设计,擅长产品规划及需求分析;热衷于研究中台、SaaS等领域的最新产品形态。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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关键词: 库存管理 批次管理

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